Акт об отсутствии товара образец

 

Когда и для чего используют ТОРГ-15. Как заполнить форму ТОРГ-15. Акт о недостаче товара при инвентаризации, образец и бланк которого можно скачать на сайте, призван содержать в себе принципиально важную информацию.

Значение бланка

Акт о выявленных недостатках товара – документ совершенно необходимый при обнаружении низкого качества какой-либо продукции.

На основе акта получатель товара в дальнейшем может написать претензию изготовителю и получить возмещение по понесенным убыткам.

Помимо этого, акт дает возможность исполнить две бухгалтерские операции:

  1. Продавец может получить некачественный товар обратно и списать его.
  2. Покупатель – принять доставленный товар к учету в объеме качественных товарно-материальных ценностей.

При этом в случае, когда недостатки будут выявлены в ходе использования товара, на основании акта он также может быть списан с учета организации.

Инструкция по оформлению Акта о прогуле

Акт имеет стандартную форму с точки зрения делопроизводства и не должен вызвать особых затруднений.

  • В «шапке» посередине пишется наименование документа («Акт») с коротким обозначением его сути (в данном случае «об отсутствии работника на рабочем месте», но можно написать короче: «о прогуле работника»).
  • В строке ниже указывается город, в котором зарегистрирована организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  • Затем вписывается состав комиссии: должности сотрудников, вошедших в нее, а также их фамилии, имена и отчества.
  • Далее нужно внести то же самое, касающееся работника, в отношении которого создается данный документ (его должность, фамилию, имя, отчество).
  • После этого необходимо четко зафиксировать точную дату и время прогула (если это несколько часов, указать с какого и до какого часа зафиксирован факт отсутствия сотрудника).
  • Вносим причины, которыми работник объясняет свой прогул. Если их нет, то этот факт также следует отразить в акте.

Акт должен включать в себя подписи сотрудников, вошедших в состав комиссии, напротив соответствующих должностей с обязательной расшифровкой. В завершение документ должен подписать нарушивший дисциплину сотрудник, тем самым удостоверяя, что с актом он ознакомлен и согласен.

Когда используют акт

Документы на отгрузку (ТН, транспортная накладная, счет-фактура) оформляются обычно в офисе поставщика. Накладную с указанием наименований товара, количества и суммы печатает оператор или бухгалтер, после чего продукция передается для доставки покупателю.

Доставка осуществляется несколькими способами:

  • самовывоз;
  • с использованием собственного транспорта;
  • с использованием наемного транспорта.

Оприходование продукции на склад производится после приемки материально-ответственным лицом. Иногда бывает, что количество, указанное в документе, не совпадает. Случается, что качество продукции не соответствует требованиям: например, повреждена упаковка, обнаружен брак и др. В этих случаях, чтобы не отвозить груз обратно, составляется акт по форме ТОРГ-2, куда включаются позиции, не принятые покупателем.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно учесть в бухучете возврат товаров поставщику. Используйте эти инструкции бесплатно.
Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

В какой момент нужно составлять акт

Условие о надлежащем качестве товара всегда прописывается в договорах, составляемых между организацией-поставщиком и компанией-покупателем. Чтобы исполнить этот пункт, товар проходит многоступенчатую проверку.

Но иногда производитель/поставщик продукции не в силах отследить весь объем выпускаемых или поставляемых товаров. И тогда оформление акта о выявленных недостатках товара происходит непосредственно при приеме-передаче от изготовителя к покупателю.

Также акт может быть использован и внутри компании, например, когда товар поступает из производственного цеха на склад предприятия.

Что может послужить основанием для составления акта

Даже нарушение целостности упаковки служит достаточным основанием для оформления документа.

Акт может быть написан в случае, если полученная продукция не соответствует по качеству, товарным свойствам, наименованиям, внешнему виду, сорту, объему (причем учитываются как излишки, так и недостача) и тому подобное.

Что должно содержаться в документе?

Обычно акты о нарушении дисциплины создаются или представителями кадрового отдела, или руководителями подразделений. Как правило, формы подобных документов не установлены законом. То есть, акты создаются в произвольной форме. Но в них должна содержаться обязательная информация:

  • Дата и место оформления документа.
  • ФИО, должность и инициалы лица, составившего акт.
  • Лица, в присутствии которых сформирован документ (их ФИО и должность).
  • Нарушение сотрудника, из-за которого составляется акт.
  • Объяснения, данные работником касательно нарушения.
  • Подписи свидетелей, которые присутствовали при оформлении.
  • Подписи лиц, оформлявших акт.
  • Подпись сотрудника, подтверждающая ознакомление с документом.

Трудящийся, допустивший нарушение, должен быть ознакомлен с документом под роспись. Работник может отказаться в проставлении росписи. В этом случае в том же акте ставится отметка об отказе. Она заверяется подписями свидетелей и лиц, составляющих документ.

Существуют особенности составления того или иного вида акта. Если это акт о прогуле, очень важно указать точное время вплоть до минуты. Если это акт о приходе на работу в пьяном состоянии, нужно подробно описать состояние сотрудника. Если это акт с предоставлением объяснений касательно факта нарушений, нужно точно зафиксировать слова работника. Если это акт с отказом о предоставлении объяснений, нужно указать, в связи с каким нарушением составлялся изначальный акт. Перед составлением конкретного вида документа нужно ознакомиться с правилами его создания.

Особенности оформления актов

Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа. Акт выполняет следующие функции:

  • Фиксация фактов. Предполагается, что фиксировать факты нужно при свидетелях. Нужно это для обеспечения достоверности, подтверждения, что факт действительно имел место быть.
  • Принятие ключевых решений. Часто на базе актов принимаются различные решения. Эти решения иногда оспариваются через суд. Оспаривание может производиться на основании того, что акт был заключен без свидетелей. А потому документ обязательно нужно составлять в присутствии нескольких лиц.

Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами. В обратном случае их легко можно будет оспорить.

Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние. Документ оформлялся без свидетелей. На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей. Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков.

Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия. Состав ее определяет руководитель фирмы. Для утверждения состава необходимо издать приказ. Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях:

  • Прием-сдача ценностей и документов.
  • Инвентаризация.
  • Расследование ЧП.

Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах.

Правила подготовки документа

На первой странице заполняются сведения о грузополучателе:

  • наименование;
  • код ОКПО;
  • код ОКДП;
  • местонахождение.

После этого заполните место приемки товара (например, адрес, по которому находится склад) и реквизиты сопроводительного документа (например, товарной накладной). Ниже следует указать:

  • наименования и адреса грузоотправителя, грузополучателя и поставщика;
  • реквизиты договора и счета-фактуры (при наличии);
  • способ доставки (например, автомобильным транспортом);
  • дату, время и место отправления груза.

Вторая страница содержит сведения о расхождениях. В первой таблице указываются данные грузоотправителя (сведения о состоянии транспорта, наличие отметок об опломбировании, наименование товара, количество и масса брутто.

Вторая таблица заполняется при наличии расхождений по весу и количеству мест. В третьей таблице содержится перечень товаров с указанием номеров мест, цены и суммы.

На третьей странице бланка следует заполнить данные об условиях хранения, температурном режиме и состоянии упаковки. В таблице заполните данные о грузе, включая бой, брак, излишки и недостачи.

На последней странице заполняются данные о проверке продукции (на каких весах взвешивали товар, как проверялось количество (подсчет мест, обмер и др.). После этого подробно опишите, какие дефекты были обнаружены. Например, часть упаковок повреждена, некоторые позиции поступили с браком (указать характер повреждений). После этого следует заключение комиссии, которое формулируется кратко. Например, предъявить поставщику претензию на такую-то сумму.

Затем ставятся подписи председателя и членов комиссии, представителя грузоотправителя и главного бухгалтера. В конце пишется решение руководителя компании, которое обычно совпадает с заключением комиссии.

Место для печати в ТОРГ-2 не предусмотрено. Наличие печати не является обязательным. По желанию допускается печать на последней странице, где есть подписи председателя и членов комиссии, или на первой странице, где находится гриф «УТВЕРЖДАЮ».

Фото 1

Когда и для чего используют ТОРГ-15

Если товар или материальная ценность сломалась, испортилась или разбилась, применяют ТОРГ-15: что это такое, подробно указано в постановлении Госкомстата № 132 от . Испорченные ТМЦ необходимо списать, уценить или утилизировать, а такую процедуру — заактировать. В акте о порче отражают причину и сумму ущерба, отмечают виновное лицо, если его определили.

ВАЖНО! Виновный работник возмещает потери организации за счет собственных доходов. Если виновное лицо не установлено, ущерб списывают и отражают на внереализационных расходах предприятия.

Процедуру списания проводит специальная комиссия (назначается отдельным приказом). В комиссию входит руководитель (он становится председателем комиссии), материально ответственные сотрудники и другие служащие. При необходимости привлекаются представители санитарных надзорных органов. В ТОРГ-15 следует отразить всех членов комиссии с указанием их должностей.

Комиссия указывает причину порчи, стоимость ущерба и отражает выявленные дефекты. Кроме того, необходимо определить возможность дальнейшего использования товаров, материалов, ценностей. Варианты таковы:

  • продажа по фактической стоимости;
  • уценка;
  • утилизация и проч.

Если товарно-материальные ценности потеряли потребительские свойства лишь частично, их уценивают с возможностью дальнейшей реализации. В акте о порче фиксируют две стоимости — до и после уценки. Отдельно отражают величину такой уценки.

Если ТМЦ полностью испорчены и потеряли потребительские свойства, их нельзя реализовывать. В таком случае в дополнение к акту о порче оформляют ТОРГ-16 — акт о списании товаров.

У бухгалтера есть возможность сделать ТОРГ-15 в 1С — в базе «Бухгалтерия предприятия». Это внешняя печатная форма, которая формируется для документа «Списание товаров». К примеру, в ПО «Управление торговлей 10.3» акт оформляется с уже заполненной стоимостью ТМЦ. Для подключения актового регистра необходимо добавить его в справочник «Внешние печатные формы».

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы списать пришедшие в негодность МПЗ.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Как заполнить форму ТОРГ-15

В постановлении ГКС № 132 разъясняется, для чего нужен ТОРГ-15, — для отражения порчи, лома, боя ТМЦ. Но применение бланка из альбома унифицированных форм не обязательно. Организация вправе сама разработать актовый документ, включив в него все обязательные для первички реквизиты и утвердив в учетной политике (ч. 2 ст. 9 402-ФЗ от ).

Инструкция, как составить акт о порче товаров, материалов или ценностей:

  1. Прописать название организации, ее адрес. Определить структурное подразделение.
  2. Вписать название, адрес, контакты и реквизиты поставщика.
  3. Внести коды ОКПО и вида деятельности в кодовую таблицу.
  4. Присвоить акту порядковый номер и дату.
  5. Определить причину порчи ТМЦ.
  6. Заполнить таблицу, отразив в ней название и код товаров, единицу измерения и артикул, количество, цены (до и после уценки), процент скидки и характер дефекта.
  7. Определить виновного в ущербе.
  8. При необходимости заполнить таблицу об утилизации.
  9. Зафиксировать распоряжение руководителя об испорченных ТМЦ — уценить или списать. Указать счет бухгалтерского учета.

Оформленный актовый бланк необходимо подписать у всех членов комиссии и бухгалтера, который проводит операцию. На лицевой стороне документ утверждается руководителем. Оформляют акт в трех экземплярах: один экземпляр — для бухгалтерии, другой — для структурного подразделения, в котором зафиксирован ущерб. Третий экземпляр предназначен для виновного лица (если его установили) или для материально ответственного сотрудника, которому подотчетны списываемые товарно-материальные ценности.

Как его заполняют

Акт о приемке по количеству и качеству относится к первичной документации. Его форма унифицирована и закреплена в постановлении ГКС № 132. Но, по правилам 402-ФЗ от , с 2013 года компаниям разрешено использовать собственные бланки, разработанные с учетом их отраслевой специфики и организационных особенностей. Если заказчик применяет не унифицированную, а индивидуальную форму, в нее следует включить все обязательные реквизиты из ст. 9 402-ФЗ и закрепить документ в учетной политике.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать складской учет товаров. Используйте эти инструкции бесплатно.

Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Инструкция, как заполнить ТОРГ-1 заказчику:

  1. Оформить шапку. Вписать название и адрес компании-покупателя, код ОКПО и документ, на котором основывается составление акта, — приказ или распоряжение, его номер и дату.
  2. Определить место, где приняли товар. Перечислить сопроводительные документы.
  3. Прописать, каким документом (его номер, дата) вызывали представителя поставщика.
  4. Указать грузоотправителя, производителя, поставщика и страховую компанию.
  5. Сослаться на договор поставки и его реквизиты. Прописать номера сопроводительных бумаг — счета-фактуры, коммерческого акта, железнодорожной накладной, ветеринарного свидетельства. Вписать способ доставки.
  6. Уточнить время прибытия партии, период и окончание разгрузки.
  7. Перечислить в первой таблице на второй странице состав товарной партии (номенклатуру товарно-материальных ценностей), количество, цены и итоговую стоимость по документам поставки. Определить состояние продукции и наличие/отсутствие расхождений.
  8. Указать в таблице на третьей странице фактические количественные, качественные и стоимостные показатели. Если есть расхождения, то заполнить колонку «Отклонения».
  9. Зафиксировать заключение приемочной комиссии о соответствии или несоответствии товарной партии документам поставки на четвертой странице. Проставить подписи. Указать представителя поставщика и сослаться на его правоустанавливающие бумаги (к примеру, доверенность). Вынести решение о приходе партии и передаче на склад.

Количество экземпляров акта зависит от его содержания. Если расхождений не выявлено, формируется один экземпляр, который передают в бухгалтерию. Если есть отклонения, то их актируют в двух экземплярах: один экземпляр остается у заказчика, другой — передается поставщику.

Ключевые характеристики актов

Акт – это документ, используемый для подтверждения тех или иных операций, событий. Формируется, к примеру, при проведении этих операций:

  • Ревизии и различные исследования.
  • Инвентаризация.
  • Испытание новой техники.
  • Передача ТМЦ.
  • Передача дел новому руководителю.
  • Направление в эксплуатацию объектов завершенного строительства.

Обычно акт составляется комиссией или другой группой лиц. Он может документировать итоги работы как временных, так и постоянных комиссий.

Кто составляет акт о прогуле

Как правило, оформлением данного документа занимается либо специалист кадрового отдела, либо юрист, либо руководитель структурного подразделения, либо секретарь предприятия. Для того, чтобы в дальнейшем к акту не было высказано никаких претензий, при его составлении должна присутствовать специально созданная комиссия из других сотрудников предприятия (два и более человек), которые своими подписями также удостоверяют факт отсутствия конкретного работника на рабочем месте.

После написания акта он в обязательном порядке передается для ознакомления работнику, допустившему прогул, а также руководству. В последующем на основе акта составляется приказ о взыскании за отсутствие на рабочем месте.

Акт должен быть составлен не позднее, чем через месяц после зафиксированного прогула. В противном случае, документ утрачивает юридическую силу.

Когда и для чего оформляют акт приемки

В постановлении Госкомстата № 132 от разъясняется, зачем нужен ТОРГ-1 — акт используют для сдачи-приемки товарной партии. Покупатель обязан принять и проверить продукцию, поставленную продавцом, а затем документально оформить и провести его в бухучете. Для этого и необходимо актирование.

Приемка продукции осуществляется по сопроводительной документации — счету-фактуре, товарной накладной.

Подробнее о том, как заполнить товарную накладную: «Накладная ТОРГ-12».

В акте отражается приход товарно-материальных ценностей по количеству и качеству. Порядок сдачи-приема регулируется гражданским законодательством и договором, действующим между заказчиком и поставщиком. ТОРГ-1 подтверждает поставку и прием продукции по договору. Акт составляет специальная приемочная комиссия и подписывает руководитель организации.

ВАЖНО! Если в процессе приемки заказчик выявил несоответствия, он фиксирует их в специальных актах. Выявленные несоответствия по количеству и качеству отражаются в ТОРГ-2. Если закупались импортные товары, то при обнаружении разногласий формируют ТОРГ-3. Подробнее о составлении документации о выявленных расхождениях: «Акт о расхождениях ТОРГ-2: образец и правила заполнения».

Актовые документы составляют на каждую партию поступившего товара. По правилам, если выявлены расхождения по количеству и качеству, надлежит вызвать доверенного представителя поставщика. Ответственный сотрудник заказчика или приемочная комиссия получают партию и сравнивают фактическое количество и качество с теми, что указаны в сопроводительных документах. Если есть отклонения, уведомляют продавца. Все расхождения актируются в обязательном порядке.

Источники

Использованные источники информации при написании статьи:

  • https://assistentus.ru/forma/akt-o-vyyavlennyh-nedostatkah-tovara/
  • https://assistentus.ru/forma/akt-o-progule/
  • https://ppt.ru/forms/akty/o-raskhozhdeniyakh-torg-2
  • https://assistentus.ru/forma/torg-2-akt-o-rashozhdenii/
  • https://assistentus.ru/forma/akt/
  • https://ppt.ru/forms/akty/o-spisanii-po-forme-torg-15
  • https://ppt.ru/forms/akty/o-priemke-tovarov-po-forme-torg-1
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий